Immobilienmakler

[26.07.2017]

Immobilienmakler

Mitwirkungspflichten der Immobilienmakler

Immobilienmakler - besondere Regelung
Immobilienmakler im Sinne des Geldwäschegesetzes ist jede Person, die gewerblich den Kauf oder Verkauf von Grundstücken oder grundstücksgleichen Rechten vermittelt (§ 1 Abs. 1 GwG). Immobilienmakler sind Verpflichtete des Geldwäschegesetzes (§ 2 Absatz 1 Nr. 14 GwG).

Immobilienmakler müssen den Käufer und den Verkäufer der Immobilie identifizieren. Der Identifizierungszeitpunkt ist erreicht, wenn seitens des Vertragspartners des Maklervertrags ein ernsthaftes Interesse an der Durchführung des Kaufvertrags geäußert wird und die Kaufvertragsparteien hinreichend bestimmt sind. Spätestens bei Reservierungen, abgeschlossenen Vorverträgen oder bei entrichteter Reservierungsgebühr ist dies der Fall. Des Weiteren muss identifiziert werden, wenn sich Tatsachen für einen Verdacht andeuten.

Risikomanagement
Das Risikomanagement wird im § 4 GwG beschrieben.
Zur Verhinderung von Geldwäsche und von Terrorismusfinanzierung müssen Verpflichtete über ein wirksames Risikomanagement verfügen. Dieses muss in Art und Umfang ihrer Geschäftstätigkeit angemessen sein. Es umfasst die Erstellung einer Risikoanalyse und die Schaffung von internen Sicherungsmaßnahmen.
Die Verantwortung für das Risikomanagement trägt ein Mitglied der Leitungsebene, welches benannt werden muss. Dieses Mitglied genehmigt die Risikoanalyse und die internen Sicherungsmaßnahmen.
 
Risikoanalyse
Die Risikoanalyse wird im § 5 GwG beschrieben.
Verpflichtete haben die Risiken der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu ermitteln und zu bewerten, die für Ihre Geschäfte von Relevanz sind. Der Umfang der Risikoanalyse richtet sich dabei nach der Art und dem Umfang der Geschäftstätigkeit.
In den Anlagen 1 und 2 des Geldwäschegesetzes werden Risikofaktoren genannt, welche von besonderer Bedeutung sind und auf deren Einhaltung besonders geachtet werden muss.
Verpflichtete haben die Risikoanalyse zu dokumentieren und regelmäßig auf ihre Aktualität zu prüfen, um gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Auf Verlangen der Landesdirektion Sachsen ist die jeweils aktuelle Fassung der Risikoanalyse zur Verfügung zu stellen.
Eine Befreiung von der Dokumentation der Risikoanalyse, kann auf Antrag des Verpflichteten von der Landesdirektion Sachsen genehmigt werden. Hierzu muss der Verpflichtete jedoch darlegen können, dass die bestehenden Risiken in den jeweiligen Bereichen klar erkennbar sind und verstanden werden.
 
Interne Sicherungsmaßnahmen
Die internen Sicherungsmaßnahmen werden im § 6 GwG beschrieben.
Wie bereits der § 4 GwG im Risikomanagement beschreibt, sind dafür interne Sicherungsmaßnahmen zu treffen. Ziel dieser Maßnahmen ist es, alle Risiken im Unternehmen zu erkennen, um sie bestmöglich zu steuern und zu minimieren.
Der Landesdirektion Sachsen obliegt stets die Möglichkeit Anordnungen zu treffen, damit den internen Sicherungsmaßnahmen nachgekommen wird.
                                                
Grundsätze, Verfahren und Kontrollen
Insbesondere ist auf die Ausarbeitung von internen Grundsätzen, Verfahren und Kontrollen zu achten. Dabei geht es um die Festlegung von konkreten Handlungsanweisungen, also wer im Unternehmen wann und wie die Vorgaben des Geldwäschegesetzes erfüllen muss.
  • Zuverlässigkeit und Unterrichtung der Mitarbeiter
Auch die Überprüfung von Mitarbeitern auf Ihre Zuverlässigkeit sowie deren laufende Schulung bilden ein wichtiges Merkmal interner Sicherungsmaßnahmen. Es gilt zu überprüfen, ob sich Mitarbeiter an die Umsetzung Ihrer Vorschriften zur Einhaltung des Geldwäschegesetzes halten. So können Sie den Fragen nachgehen, ob interne Vorschriften eingehalten werden oder Verdachtsfälle gemeldet werden. Es bietet sich an, dies durch Personalkontroll- oder Beurteilungssysteme zu bewerten.
  • Geldwäschebeauftragter und Stellvertreter
Ebenfalls kann die Bestellung eines Geldwäschebeauftragten als interne Sicherungsmaßnahme von Nöten sein. Die Landesdirektion Sachsen kann anordnen, dass im Unternehmen ein Geldwäschebeauftragter bestellt werden muss, wenn dies dem Risiko angemessen erscheint.
 
  • Mutterunternehmen einer Gruppe
Bei Verpflichteten, die Mutterunternehmen einer Gruppe sind, hat dieses eine gruppenweite Verfahrensweise zu entwickeln. Im Hinblick auf Art und Größe eines Unternehmens ist darauf zu achten, dass es den Mitarbeitern möglich ist Verstöße gegen geldwäscherechtliche Vorschriften einer geeigneten Stelle im Unternehmen zu berichten. Hierbei ist besonders wichtig, dass dies unter der Wahrung der Vertraulichkeit und Anonymität erfolgen kann.
  • Auslagerung interner Sicherungsmaßnahmen
Es besteht die Möglichkeit unter bestimmten Voraussetzungen die internen Sicherungsmaßnahmen vertraglich auf einen Dritten auszulagern. Die genauen Bedingungen können Sie dem § 6 Absatz 7 GwG entnehmen. Bei der Auswahl des Dritten ist mit Sorgfalt vorzugehen. Gleichzeitig sich der Verpflichtete bewusst sein, dass eine Auslagerung ihn nicht von der Verantwortung gegenüber den Sicherungsmaßnahmen und deren Durchführung entbindet. Die Verantwortung bleibt stets beim Verpflichteten. Sollten Sie eine Auslagerung planen, so ist diese vorab der Landesdirektion Sachsen anzuzeigen.

 
Allgemeine Sorgfaltspflichten
Die allgemeinen Sorgfaltspflichten die im Geldwäschegesetz beschrieben sind, sollen helfen den Kunden zu kennen. Dazu ist es einerseits nötig den Kunden zu identifizieren (§ 11 GwG). Immobilienmakler müssen den Käufer und den Verkäufer der Immobilie identifizieren. Der Identifizierungszeitpunkt ist erreicht, wenn seitens des Vertragspartners des Maklervertrags ein ernsthaftes Interesse an der Durchführung des Kaufvertrags geäußert wird und die Kaufvertragsparteien hinreichend bestimmt sind. Spätestens bei Reservierungen, abgeschlossenen Vorverträgen oder bei entrichteter Reservierungsgebühr ist dies der Fall. Des Weiteren muss identifiziert werden, wenn sich Tatsachen für einen Verdacht andeuten.
 
  • Identifizierung Natürliche Person
Bei der Identifizierung einer natürlichen Person muss der Verpflichtete anhand eines gültigen amtlichen originalen Ausweises - sprich Personalausweis oder Reisepass - die Identität seines Vertragspartners und die der ggf. für ih auftretenden Person überprüfen. Zudem ist dieser Nachweis zu dokumentieren, was durch Kopie, Scan oder Foto des entsprechenden Ausweises erfolgen soll. Dazu haben Verpflichtete nicht nur die Pflicht sondern durch das Geldwäschegesetz das Recht zur vollständigen Kopie der Dokumente und Unterlagen.
  • Identifizierung juristische Person
Bei der Identifizierung einer juristischen Person muss der Verpflichtete anhand eines aktuellen Auszugs aus einem amtlichen Register oder Verzeichnis, beispielsweise dem Handelsregister, den Vertragspartner identifizieren.
  •  wirtschaftlich Berechtigter
Die wirtschaftlich berechtigte Person ist die natürliche Person, in deren Eigentum bzw. unter deren Kontrolle der Vertragspartner steht. Es kann auch die natürliche Person sein, auf deren Veranlassung eine Transaktion durchgeführt wird oder auf der sich eine Geschäftsbeziehung gründet.
Bei juristischen Personen die Vertragspartner sind, ist immer der wirtschaftlich Berechtigte zu ermitteln und zu identifizieren. Die wirtschaftlich berechtigte Person einer juristischen Person ist jede natürliche Person, die mittelbar oder unmittelbar mindestens 25 Prozent der Kapitalanteile hält, Stimmrechte kontrolliert oder auf sonstige Weise Kontrolle ausübt.
Von wirtschaftlich Berechtigten muss zumindest der Namen dokumentiert werden. Um den risikobasierten Ansatz des Geldwäschegesetzes nachzukommen, kann es bei Feststellung im Einzelfall erforderlich sein weitere Identifizierungsmerkmale zu erheben. Dabei kann unabhängig vom festgestellten Risiko das Geburtsdatum, der Geburtsort und die Anschrift erhoben werden.
Sollten bei einer Geschäftsbeziehung Tatsachen vorliegen, die einen Verdacht begründen, dass derVertragspartner gegen die Offenbarung des wirtschaftlich Berechtigten verstößt, ist dies Anlass zur Pflicht einer Abgabe einer Verdachtsmeldung.